Zlecenie 6496325 - Organizacja i kompleksowa obsługa Posiedzenia Zespołu...

ewództw RP w dniach 26 - 27 lutego
2019 r. na terenie województwa pomorskiego - na terenie Miasta Gdańska - do 2 km - od Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego (Gdańsk, ul. Okopowa 21/27) - według Google maps (dojście pieszo).
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dostępny jest w zapytaniu ofertowym.
4. ZADANIA PO STRONIE WYKONAWCY
Ogólne warunki realizacji zamówienia:
- w postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, dysponujący obiektem położonym na obszarze miasta Gdańska - do 2 km - od Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego (Gdańsk, ul. Okopowa 21/27) - według Google maps (dojście pieszo).
- obiekt musi dysponować infrastrukturą dostosowaną do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.
Szczegółowe warunki realizacji zamówienia:
a) Wynajem sali konferencyjnej w dniu 26 lutego 2019 r. w godz. 12.00 - 18.00 oraz w dniu 27 lutego 2019 roku w godz. 8.00 - 14.00.
• Lokalizacja:
o m. Gdańsk, maksymalnie w promieniu do 2 km od Urzędu Marszałkowskiego Województwa
Pomorskiego (Gdańsk, ul. Okopowa 21/27) - według Google maps (dojście pieszo).
• Zamawiający wymaga, aby Posiedzenie odbywało się w jednym obiekcie konferencyjnym/hotelu lub innym obiekcie umożliwiającym zorganizowanie spotkania dla max 50 osób,
• sala musi znajdować się w odległości do 500 m od zaproponowanego przez Wykonawcę miejsca noclegowego,
• sala musi być odpowiednio oddalona od źródeł hałasu uniemożliwiających swobodną rozmowę i zapewniać warunki dyskrecji (zamknięte),
• obiekt musi być dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością,
• sala musi pomieścić 50 osób przy stołach w ustawieniu „U” z adekwatną do przewidywanej liczby uczestników liczbą siedzeń, krzesła ustawione tylko po zewnętrznej stronie stołów,
• w sali musi być zapewniony dodatkowy stół dla osób obsługujących Posiedzenie,
• wyposażenie sali: ekran i projektor multimedialny o rozdzielczości min. 1024x768, umożliwiający swobodne wyświetlanie prezentacji i dobrą widoczność dla wszystkich uczestników spotkania, laptop z odpowiednim oprogramowaniem obsługującym ww. projektor, flipchart z papierem i markerami, tablicę ścieralną,
• sala musi być klimatyzowana z dostępem do światła dziennego,
• z całodniowym dostępem do bezpłatnego wi-fi dla wszystkich uczestników spotkania,
• sala musi być przygotowana i udostępniona dla Zamawiającego na minimum 2 godziny przed rozpoczęciem spotkania,
• Wykonawca zapewni w sali 2 mikrofony bezprzewodowe (na stole konferencyjnym) oraz inny sprzęt nagłaśniający (w tym głośniki, okablowanie i inne niezbędne wyposażenie). Wykonawca zapewni dodatkowo 1 zapasowy mikrofon przenośny,
• w sali musi być łatwy dostęp do sieci energetycznej (liczne gniazdka + przedłużacze),
Inne wymogi dotyczące zamawianej usługi:
• W ramach organizacji spotkania Wykonawca zobowiązany jest zapewnić pracownika, który będzie do stałej dyspozycji Zamawiającego w miejscu organizacji spotkania. Pracownik ten odpowiedzialny będzie za: współpracę z pracownikami Zamawiającego oraz Wykonawcy, obsługę techniczną sprzętów znajdujących się w salach.
• Dopuszcza się wyznaczenie do obsługi technicznej sprzętów innej osoby niż pracownik wymieniony w punkcie 1, co umożliwi szybką interwencję w sytuacji ewentualnych problemów technicznych ze sprzętem.
• Zamawiający będzie utrzymywał kontakt mailowy i telefoniczny z pracownikiem, o którym mowa w punktach powyżej. Osoba ta musi dysponować telefonem komórkowym z numerem dostępnym dla Zamawiającego co najmniej od dnia podpisania umowy do zakończenia spotkania (w dni powszednie w godzinach 8.00-16.00 oraz przez cały czas trwania spotkania).
• Wykonawca zobowiązuje się do oznaczenia miejsca spotkania, a w szczególności:
a) oznaczenia dojścia do sali konferencyjnej - co najmniej nazwą organizatora, nazwą sali oraz numerem piętra, na którym się znajduje,
b) oznaczenie sali konferencyjnej ma zawierać informacje z nazwą i datą spotkania.
• Wykonawca zapewni zaplecze sanitarne usytuowane w niewielkiej odległości od sali konferencyjnej.
• Zmiana miejsca realizacji spotkania jest możliwa wyłącznie w sytuacjach losowych, niezależnych od Wykonawcy. Zaproponowane miejsce musi spełniać wszystkie wymogi określone w niniejszym zapytaniu ofertowym, a ponadto musi uzyskać akceptację Zamawiającego.
b) Usługa gastronomiczna:
Zamówienie ma zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej i polegać będzie na przygotowaniu posiłków dla około 50 osób1 oraz dostarczeniu i serwowaniu ich w oddzielnej sali/pomieszczeniu znajdującym się w tym samym budynku co sala, w której odbędzie się spotkanie.
• W dniach: 26 oraz 27 lutego 2019 r. w godzinach, kiedy odbywa się spotkanie - serwis kawowy ciągły:
- napoje gorące: kawa z dwóch ekspresów ciśnieniowych, kawa mielona, rozpuszczalna, herbata (min. 3 rodzajów w tym czarna, zielona oraz owocowa), dodatki (cukier biały, cukier brązowy, mleko, cytryna pokrojona w plastry),
- napoje zimne: 2 rodzaje soków owocowych, woda gazowana oraz niegazowana
w butelkach do 0,5 l,
- słodki bufet (min. 3 rodzaje ciast domowych oraz 3 rodzaje ciasteczek np. mini babeczek oraz świeże filetowane owoce),
• W dniach 26 oraz 27 lutego 2019 r. obiad ok. godz. 14.00, który składać się ma:
- z zupy lub zupy-kremu - min. 200 ml/porcja (oferta powinna zawierać 2 warianty),
- drugiego dania, w tym:
o ziemniaki z wody i/lub ziemniaki pieczone - min. 150 g/porcja, o ryż/kasza - min. 150 g/porcja,
o potrawa z mięsa drobiowego - sztuka mięsa min. 150 g/porcja (oferta powinna zawierać 2 warianty),
o potrawa z ryby - porcja ryby min. 150 g/porcja (oferta powinna zawierać dwa warianty),
o zestaw surówek warzywnych - min. 150 g/porcja o zestawu gotowanych warzyw min. 150 g/porcja
- napoju: min. 250 ml na osobę, do wyboru: woda gazowana i niegazowana, sok - dwa rodzaje.
- obiad podawany w formie bufetu, natomiast konsumpcja odbywać się ma na siedząco za stołami, w wydzielonym miejscu dla grupy.
• W dniu 26 lutego 2019 r. kolacja ok. godz. 20.00, która składać się ma z:
- co najmniej trzech rodzajów przystawek, w tym co najmniej jednej przystawki stanowiącej danie pomorskiej kuchni regionalnej i jednej w wariancie wegetariańskim,
- dwóch rodzajów zup lub zupy-krem min. 200 ml/porcja, w tym co najmniej jednej w wariancie wegetariańskim,
- trzech rodzajów II dania: min. 400 g/porcja, w tym jednego w wariancie wegetariańskim i co najmniej jednego dania stanowiącego danie pomorskiej kuchni regionalnej,
- dwóch deserów min. 150 g/porcja,
- napojów gorących i zimnych bez ograniczeń: kawa, mleko do kawy, herbata, soki owocowe do wyboru (co najmniej 4 rodzaje), woda gazowana/niegazowana.
Należy przedstawić dwa warianty powyższego menu
(Zamawiający zastrzega sobie możliwość - po uzgodnieniu z Wykonawcą - skomponowania trzeciego wariantu stanowiącego wybór pozycji z dwóch wariantów zaproponowanych przez Wykonawcę). Wykonawca zapewni obsługę kelnerską w trakcie trwania przerw.
Wszystkie produkty będą uzupełniane na bieżąco, a zastawa sprzątana i uzupełniana.
Wszystkie dania oraz napoje gorące mają być podane w naczyniach ceramicznych. Do konsumpcji przygotowane mają być eleganckie sztućce metalowe. Soki mają być podane w szklanych dzbankach o pojemności od 0,7-1 litr (z przezroczystego szkła) lub szklanych butelkach firmowych. Zastawa ma być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana oraz utrzymana w tym samym wzornictwie. Wykonawca zobowiązany będzie także w ramach usługi cateringowej do: zapewnienia obsługi kelnerskiej, zapewnienia stołów nakrytych obrusami wraz ze skirtingami (obrusy nie mogą być jednorazowe papierowe, mają być czyste i nieuszkodzone, wysterylizowane oraz wyprasowane). Wykonawca zapewni serwetki papierowe dwuwarstwowe stołowe z atestem PZH - min. 160 szt., uprzątnie i wywiezie wszystkie śmieci pozostałe po posiłkach.
Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi, charakteryzować się wysoką jakością oraz estetyką podania.
c) Zapewnienie uczestnikom spotkania (dla około 40 osób) możliwości rezerwacji pokoi
jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania w dniach 26 oraz 27 luty 2019 r. ze śniadaniem wliczonym w cenę noclegu.
Wykonawca wstępnie zarezerwuje miejsca noclegowe (1 noc) dla uczestników, w hotelu o standardzie min. 4 gwiazdki, zgodnie z informacją zawartą w Centralnym Wykazie Obiektów Hotelarskich. Przewidziana pula to około 40 rezerwacji/miejsc, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. Uczestnicy spotkania będą rezerwować pokoje we własnym zakresie, na hasło: „POMORSKIE” we wskazanym przez Wykonawcę terminie lub poprzez dedykowany link.
Uczestnicy spotkania indywidualnie pokrywają koszty noclegu. Wykonawca zapewni możliwość płatności za nocleg kartą płatniczą, kartą kredytową lub gotówką.
Zamawiający nie będzie ponosił żadnych kosztów, w szczególności kosztów noclegów, braku rezerwacji, rezygnacji z rezerwacji lub noclegu, a także innych kosztów związanych z korzystaniem przez uczestników spotkania z usług Wykonawcy.