Zlecenie 6834071 - Świadczenie usług cateringowych i ewentualnego wynajmu sal...

ego.
Realizacja przedmiotu zamówienia polega na świadczeniu usług cateringowych w obiektach wskazanych przez Zamawiającego na terenie miasta Szczecin bądź obiekcie Wykonawcy.
Zamawiający każdorazowo w terminie min. 2 tygodnie wcześniej ustali konieczność wynajęcia sal. Zamawiający każdorazowo w terminie min. 1 tygodnia wcześniej ustali rodzaj cateringu, maksymalną liczbę osób oraz miejsce spotkania.
Planowa ilość osób na spotkaniu: 20 - 40 osób
Zamawiający każdorazowo na 3 dni wcześniej potwierdzi liczbę osób - liczba osób potwierdzona będzie podstawą do wystawienia faktury.
Zamawiający każdorazowo zamówi jedno zadanie z zadań 1 do 3 i ewentualnie zadanie nr 4 Przedmiot zamówienia składa się z czterech zadam
Zadanie nr. 1 catering S będzie obejmował za każdym razem:
a) napoje gorące: kawa, herbata [kilka odmian] co najmniej 500ml na osobę;
b) dodatki do napojów: śmietanka [mleko], cukier, cytryna świeża pokrojona w plastry;
c) woda mineralna gazowana i niegazowana - co najmniej 0,5 litra na osobę;
d) ciastka kruche, min. dwa rodzaje (co najmniej 40 g na osobę),
e) kanapki dekoracyjne - 3 sztuki na osobę (ok 50 g każda)
Ilość planowanych spotkań : 4
Zadanie nr. 2 catering M będzie obejmował za każdym razem:
a) napoje gorące: kawa, herbata [kilka odmian] co najmniej 500ml na osobę;
b) dodatki do napojów: śmietanka [mleko], cukier, cytryna świeża pokrojona w plastry;
c) woda mineralna gazowana i niegazowana - co najmniej 0,5 litra na osobę;
d) ciastka kruche, min. dwa rodzaje (co najmniej 40 g na osobę),
e) kanapki dekoracyjne - 3 sztuki na osobę (ok. 50 g każda)
f) Lunch składający się z zupy (250ml na osobę) i pieczywa 2 szt. na osobę (ok. 25 g każda)
Ilość planowanych spotkań : 3
Zadanie nr. 3 catering L będzie obejmował za każdym razem:
a) napoje gorące: kawa, herbata [kilka odmian] co najmniej 500ml na osobę;
b) dodatki do napojów: śmietanka [mleko], cukier, cytryna świeża pokrojona w plastry;
c) woda mineralna gazowana i niegazowana - co najmniej 0,5 litra na osobę;
d) ciastka kruche, min. dwa rodzaje (co najmniej 40 g na osobę),
e) Obiad składający się z zupy (min. 250ml na osobę), dania głównego (min 500 g na osobę do wyboru jeden rodzaj mięsa, danie jarskie, danie mączne oraz dodatek skrobiowy), surówki lub sałatki, deseru, napojów: soki, woda.
Ilość planowanych spotkań : 4
Zamawiający dopuszcza zmiany w menu podczas realizacji zamówienia po uzgodnieniu między stronami. Każdorazowo należy uzgodnić menu obiadu, lunchu i rodzaje kanapek.
Zadanie nr 4 Wynajem pomieszczeń na Spotkania
Każdorazowo na spotkanie Wykonawca musi zapewnić dwie odrębne sale
1. Sala szkoleniowa/konferencyjna
1) wynajem klimatyzowanej sali konferencyjnej w terminie wskazanym przez Zamawiającego
2) sala powinna być dostosowana do liczby uczestników - max 40 osób,
3) musi być zarezerwowana do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego,
4) sala musi zawierać:
o stół prezydialny dla maksymalnie 5 osób,
o stoły ustawione w podkowę dia maksymalnie 40 osób,
o ekran,
o projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem (wyposażony w złącze HDMI i/lub VGA),
o sprzęt nagłaśniający(2 mikrofony bezprzewodowe dostępne dla uczestników spotkania), głośniki,
o bezprzewodowy dostęp do Internetu,
o zapewnienie dostępu do gniazdek elektrycznych dla uczestników konferencji (w tym zapewnienie przedłużaczy),
o tablica typu "flipchart" i flamastry,
o obsługa techniczna sprzętu,
o oprawa wizerunkowa (przystrojenie stołów i sali).
5) bezawaryjność działania wszystkich urządzeń znajdujących się w Sali musi zostać zademonstrowana Zamawiającemu przed rozpoczęciem spotkania,
6) sala szkoleniowa musi byś dostępna od 8:00 do 16:00.
Planowana ilość wynajmów : 6
2. Sala gastronomiczna
Sala musi być wyposażona w stoły do konsumpcji obiadu i dostosowana do ilości gości oraz trwale oddzielona od sali szkoleniowej.
Wszystkie sale muszą znajdować się w jednym budynku, pod jednym adresem
Obiekt, w którym znajdować się będą obie sale musi znajdować się w promieniu max. 1,5 km od placu Żołnierza (centralny punkt Szczecina)
Wykonawca musi zapewnić każdorazowo min. 10 bezpłatnych miejsc postojowych w pobliżu miejsca szkolenia (do 200 m).
Wykonawca zweryfikuje poprzez stronę internetową obiektu oraz portal www.google.com/mapsczy oferowany obiekt spełnia warunki opisane w OPZ.
Planowana ilość wynajmów : 6
Informacje dodatkowe
ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do:
1) Przygotowania posiłków oraz ich dowozu i podawania w terminach wskazanych przez Zamawiającego w miejscach, w których usługi te maja być Świadczone;
2) Świadczenia usług cateringowych wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych;
3) Przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (min, ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. z 2017 poz, 149) oraz posiadania aktualnego wpisu do rejestru zakładów podbiegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej;
4) Przygotowania ustawienia sali w sposób uzgodniony z Zamawiającym najpóźniej 30 min. przed ustalonym z Zamawiającym terminem realizacji zaprawianych usług;
5) Dostarczania posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego najpóźniej 30 min. przed ustalonym z Zamawiającym terminem podania posiłków, chyba ze Zamawiający ustali inaczej;
6) Świadczenia usług cateringowych na zastawie ceramicznej lub porcelanowej zgodnie z zapotrzebowaniem złożonym przez Zamawiającego, z użyciem sztućców platerowych, serwetek papierowych i materiałowych, obrusów materiałowych (zgodnie z jednostkowym zleceniem wystawianym przez Zamawiającego);
7) Estetycznego podawania posiłków, tj. serwowania ich w sposób schludny i elegancki, Podawania kawy w podgrzewaczu lub ekspresie;
8) Podawania cukru w cukiernicach;
9) Zapewnienia stołów niezbędnych do wystawiania i wydawania potraw;
10) Zapewnienia na zadanie Zamawiającego stołów niezbędnych do konsumpcji (stoły do konsumpcji zasiadanej wraz z odpowiednią do wielkości stołów ilości krzeseł oraz stoły cateringowe), przy czym Zamawiający nie będzie pokrywać kosztu zapewnienia stołów do konsumpcji (wraz z odpowiednią liczbą krzeseł);
11) Zapewnienia odpowiednich urządzeń grzewczych (bemarów, podgrzewaczy oraz kabli do ich podleczenia), które będą utrzymywały wymaganą temperaturę potraw;
12) Serwowania potraw i napojów w temperaturze optymalnej dla danego rodzaju posiłku;
13) Zebrania naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych najpóźniej 30 min. po zakończeniu spotkania, chyba, ze Zamawiający ustali inaczej;
14) Zebrania i zapakowania do jednorazowych pojemników nieskonsumowanych potraw;
15) Zebrania i pozostawienia na rzecz Zamawiającego odpowiednio zapakowanej pozostałej części produktów takich jak soki, woda, herbata, ciastka, owoce itp.;
16) Zapewnienia i pokrycia kosztów transportu przedmiotu zamówienia (transport do miejsca świadczenia usługi w specjalnych pojemnikach/ termosach, zapewniających utrzymanie należytej jakości potraw w tym konsystencji, walorów smakowych jak i estetycznych;
17) Wszelkie pojemniki, termosy, naczynia używane do transportu potraw muszą posiadać odpowiednie atesty i certyfikaty wydane przez właściwe jednostki potwierdzające dopuszczenie do kontaktu z żywnością;
18) Zapewnienia na wyraźne zadanie Zamawiającego, ciągłej obsługi kelnerskiej w czasie trwania imprezy polegającej na bieżącym, w miarę zużycia uzupełnianiu produktów - kawy, herbaty, wody, ciastek, kanapek oraz sprzątaniu w trakcie cateringu i dbanie o estetykę podawanych posiłków oraz miejsca wydawania posiłków;
19} Zapewnienia na wyraźne zadanie Zamawiającego wydawania posiłków przez kelnerów;
Wykonawca gwarantuje, ze usługi cateringowe będą świadczone na najwyższym poziomie, zgodnie z postanowieniami umowy i obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa m.in.:
1) Dostarczone produkty żywnościowe będą świeże;
2) Produkty przetworzone takie jak kawa, herbata, ciastka itp. będą posiadały okres przydatności do spożycia nie krótszy niż 3 miesiące przed terminem podania w ramach świadczonych przez Wykonawcę usług cateringowych;
3) Potrawy gotowane winny być przyrządzone w dniu, w którym będą świadczone usługi cateringowe;
4) Kanapki dekoracyjne nie będą przygotowane z pieczywa tostowego;
5) Podane gramatury dotyczą dań i posiłków po obróbce termicznej;
6) Zastawa będzie czysta, kompletna, nieuszkodzona (niewyszczerbiona itp.), niezużytą, z jednego rodzaju, a także zgodne z obowiązującymi przepisami sanitarnymi;
7) Wykonawca zapewni estetyczne aranżacje stołów zgodnie z przyjętymi standardami i ustaleniami poczynionymi z Zamawiającym z wykorzystaniem ozdobnych przewieszek, żywych kwiatów, świeczników itp.;
8) Wykonawca w ramach wykonywania przedmiotu niniejszej umowy jest zobowiązany przestrzegać zasad dobrej praktyki higienicznej, zgodnie z ustawa z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie Żywności i Żywienia;
9) Wykonawca zobowiązany jest do stosowania się do wszelkich uwag i zaleceń Zamawiającego w zakresie kwestii technicznych i organizacyjnych;
10) Wykonawca zapewni obsługę cateringową przez osoby posiadające orzeczenie lekarskie dla celów sanitarno-epidemiologicznych o braku przeciwskazań do wykonywania prac, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r, o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz. U. z 2016 poz. 1866);
11) Zamawiający zastrzega sobie prawo do wglądu do wszystkich dokumentów potwierdzających jakoś wykorzystywanych produktów, atestów na urządzenia, sprzęt, naczynia, opakowania transportowe wykorzystywane w procesie przygotowania i transportu posiłków oraz wyrywkowej kontroli gramatury oraz jakości potraw w formie degustacji;
12) Osoby wykonujące obsługę cateringowa (kelnerzy, obsługa) podczas realizacji usług będą posiadali jednolity, schludny i czysty ubiór;
13) Wykonawca zobowiązany jest w ramach realizacji usług cateringowych do dbania o czystość elementów wystawionych na stołach;
14) Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy PZP o wartości do 30 % wartości zamówienia podstawowego.
Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert częściowych i wariantowych
Zamawiający przewiduje możliwośćć udzielenia zamówień, o których mowa w art. 67 ust 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych, polegających na wykonywaniu takich samych bądź podobnych usług cateringowych jak usługi stanowiące przedmiot zamówienia podstawowego. Wartość usług, które mogą byś udzielone w oparciu o przestanki, wskazane w art. 67 ust 1 pkt 6 wskazanej ustawy nie przekroczy 30% wartości zamówienia. Zamówienia te będą udzielone na warunkach, określonych po przeprowadzeniu negocjacji z Wykonawcą, realizującym zamówienie podstawowe, przy założeniu, że wynegocjowane warunki nie będą mniej korzystne dla Zamawiającego niż warunki zamówienia podstawowego, chyba ze w momencie prowadzenia negocjacji, zaistnieją okoliczności, których nie można było przewidzieć w czasie udzielania zamówienia podstawowego, które uniemożliwią uzgodnienie warunków nie gorszych niż określone dla realizacji zamówienia podstawowego.
Zamówienie jest współfinansowane ze Środków Unii Europejskiej z następujących programów:
Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020
W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią Zamówienia, a treścią udzielonych wyjaśnień jako obowiązującą należy przyjąć treść pisma zawierającego późniejsze oświadczenia Zamawiającego