Przetarg 6959405 - Usługa zorganizowania 15 regionalnych konferencji oraz...

Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji 15 regionalnych konferencji w miastach wojewódzkich (oprócz Warszawy) oraz konferencji podsumowującej w Warszawie w ramach projektu pt. „Wypracowanie i upowszechnianie, we współpracy z partnerami społecznymi, modelu wsparcia osób niepełnosprawnych w środowisku pracy” finansowanego ze środków Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.
Zamówienie dzieli się na dwie Części:
Część 1 zamówienia - usługa organizacji 15 regionalnych konferencji w miastach wojewódzkich (oprócz Warszawy);
Część 2 zamówienia – usługa organizacji konferencji podsumowującej projekt w Warszawie.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SIWZ.
1. Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia:
1) Dla Części 1 zamówienia - zatrudnienia na umowę o pracę osoby posiadającej odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, która będzie pełnić funkcję Koordynatora odpowiedzialnego za świadczenie usługi i prawidłową realizację zamówienia;
2) Dla Części 2 zamówienia – zatrudnienia na umowę o pracę osoby posiadającej odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, która będzie pełnić funkcję Koordynatora odpowiedzialnego za świadczenie usługi i prawidłową realizację zamówienia.
Do zadań osoby pełniącej funkcję Koordynatora należało będzie w szczególności udzielanie natychmiastowej pomocy, jeśli pojawią się wątpliwości lub trudności przy realizacji usługi. Koordynator będzie udzielał wszelkich informacji związanych z organizacją świadczenia usług. W każdej sytuacji, gdy powstanie potrzeba przekazania uwag, wyjaśnienia wątpliwości, czy złożenia reklamacji, Koordynator dostępny będzie pod telefonem komórkowym oraz adresem e-mail. Koordynator na bieżąco będzie monitorował sprawy jakie otrzyma od osób uprawnionych oraz będzie udzielał pomocy w zakresie realizacji umowy.
2. W trakcie realizacji zamówienia, w każdym przypadku powzięcia wiadomości o braku respektowania zatrudnienia na umowę o pracę, Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:
1) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny,
2) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów,
3) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia, jeżeli miejscem świadczenia jest siedziba Zamawiającego.
3. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie Zamawiającego, w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu oświadczenia lub dokumenty w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę, osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia. Oświadczenie powinno zawierać w szczególności:
dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie,
datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób,
rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub podwykonawcy;
4. Z tytułu niespełnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności Zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości określonej we Wzorze umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności.

ZAŁĄCZNIK I - INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH

Część nr: 1 Nazwa: Usługa organizacji 15 regionalnych konferencji w miastach wojewódzkich (oprócz Warszawy)
Część 1 zamówienia: Usługa organizacji konferencji regionalnych obejmuje: Zapewnienie udziału 600 uczestników (łącznie) - średnio 40 uczestników (+/- 5) na każdą konferencję. Uczestnicy konferencji zostaną zrekrutowani spośród przedstawicieli pracodawców zatrudniających lub zainteresowanych zatrudnieniem osób niepełnosprawnych, uwzględniając podmioty wskazane przez przedstawicieli sieci koordynowanych przez CIOP-PIB Regionalnych Ośrodków BHP. Rekrutacja uczestników zostanie przeprowadzona z zachowaniem zasad równego traktowania kobiet i mężczyzn, niedyskryminacji i dostępu dla osób niepełnosprawnych. Zwrot kosztów dojazdu spoza miejscowości realizacji konferencji dla nie więcej niż 20 uczestników każdej z konferencji. Zwrot kosztów dojazdu tylko spoza miejscowości realizacji konferencji, zgodnie z zasadami określonymi w Zestawieniu standardu i cen wybranych wydatków dla konkursu POWR.02.06.00-IP.03-00-004/17, stanowiącym załącznik 12 do dokumentacji konkursu, z którego wyciąg znajduje się poniżej tj.: Lp. Towar/Usługa Standard - warunki kwalifikowania wydatku na etapie oceny projektów Maksymalna cena rynkowa 7 zwrot kosztów dojazdu • wydatek kwalifikowalny do wysokości opłat za środki transportu publicznego szynowego lub kołowego (a w przypadku podróży międzynarodowych także transportu lotniczego) zgodnie z cennikiem biletów II klasy obowiązującym na danym obszarze, także w przypadku korzystania ze środków transportu prywatnego (w szczególności samochodem łub taksówką) jako refundacja wydatku faktycznie poniesionego do ww. wysokości • wydatek kwalifikowalny, o ile miejsce odbywania szkolenia/spotkania znajduje się poza miejscem zamieszkania. Zwrotowi nie będą podlegać koszty dojazdu w obrębie jednej miejscowości. • przy rozliczaniu kosztów podróży Wnioskodawca powinien kierować się zapisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. • IOK zaleca, aby średni koszt podróży dla jednej osoby nie przekroczył kwoty 200 zł na szkolenia/spotkania. poniesionego do ww. wysokości cena uzależniona od cenników operatorów komunikacji publicznej Wynajem sali konferencyjnej wraz z nagłośnieniem, rzutnikiem, ekranem, sprzętem komputerowym, mikrofonami, w każdym mieście wojewódzkim (oprócz Warszawy). Wymagania dotyczące wynajmu Sali konferencyjnej: Dostępność obiektu dla osób z niepełnosprawnościami; Dostępność zaplecza sanitarnego dla osób z niepełnosprawnościami; Liczba uczestników – 40 uczestników (+/-5) oraz prelegenci/ przedstawiciele partnerów projektu (10 osób); Układ krzeseł – preferowany teatralny; Stół i krzesła dla prelegentów; Nagłośnienie, mikrofony, projektor oraz ekran, możliwość zaciemnienia sali, dostęp do Internetu; Miejsce organizacji konferencji nie może deprecjonować wydarzenia ani jego organizatorów Obsługa techniczna konferencji w zakresie nagłośnienia i innego niezbędnego sprzętu. Wykonawca zapewni: obsługę fotograficzną konferencji (min. 30 zdjęć z obróbką z każdej konferencji) wraz z dostarczeniem zdjęć Zamawiającemu w ciągu maksymalnie 2 dni roboczych po zakończeniu każdej z konferencji (z wykorzystaniem platform do transferu plików, udostępnienie na serwerze do pobrania, przez Internet lub na nośniku do siedziby Zamawiającego); recepcję konferencji obejmującą rejestrację uczestników, przygotowanie pakietów konferencyjnych dla uczestników (materiały merytoryczne i promocyjne dostarcza Zamawiający); catering dla ok. 50 osób na każdą konferencję (dla uczestników, prelegentów i przedstawicieli partnerów projektu) obejmujący przerwę kawową oraz lunch. Wymagania dotyczące cateringu: Przerwa kawowa obejmuje: • Kawa – zapewnienie gorącej wody, kawy rozpuszczalnej lub sypanej lub kawy z ekspresu oraz dodatki (cukier, mleko do kawy); • Herbata – zapewnienie gorącej wody oraz zestawu herbat czarnych i owocowych (co najmniej 2 rodzaje herbaty na porcję), dodatki (cukier, cytryna); • Kruche ciastka (co najmniej 3 rodzaje, minimalna waga 100 gram na osobę) lub słone przekąski typu paluszki; • Dekoracyjne kanapki bankietowe (minimum 4 sztuki na osobę); • Woda – woda mineralna niegazowana i gazowana (łącznie co najmniej 500 ml na porcję); • Soki – minimum dwa rodzaje soków 100% (łącznie, co najmniej 300 ml na porcję). Zamawiający preferuje by soki i woda podawane były w szklanych dzbankach. Lunch w formie bufetu szwedzkiego obejmujący: • Zupa – jeden rodzaj co najmniej 250 ml na porcję; • Drugie danie – minimum 2 rodzaje, w tym jedno wegetariańskie; • Napoje – zimne soki 100%, woda, w dzbankach szklanych, co najmniej 300 ml na porcję. Menu cateringu podlega akceptacji Zamawiającego. Posiłki winny być przygotowywane z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych. Posiłki nie mogą być wykonywane z produktów typu instant. Posiłki w momencie ich podawania powinny posiadać estetyczny wygląd. Wykonawca powinien zapewnić osobę (obsługę kelnerską) do przygotowania przerwy kawowej, zapewnienia higieny i estetycznego wyglądu przerwy kawowej. Temperatura obiadu powinna mieścić się w granicach 60-75 stopni Celsjusza. Zamawiający wymaga od Wykonawcy zapewnienia czystej i nieuszkodzonej zastawy stołowej ceramicznej, sztućców metalowych, szklanek, filiżanek. Wykonawca jest zobowiązany do realizacji przedmiotu zamówienia ze szczególną starannością, zgodnie z obowiązującym przepisami sanitarnymi i bhp, w tym utrzymania odpowiednich wymogów sanitarnych w miejscu przygotowywania potraw oraz do zapewnienia środka transportu służącego do przewozu potraw. Wszystkie osoby uczestniczące w przygotowywaniu potraw winny posiadać aktualne badania do celów sanitarno- epidemiologicznych. Wykonawca zobowiązany jest do zebrania i dostarczenia Zamawiającemu wypełnionych przez uczestników konferencji ankiet satysfakcji oraz oświadczenia RODO (zgodnie z przekazanymi przez Zamawiającego wzorami). Wykonawca zobowiązany jest do: 1) przekazania przedstawicielowi Zamawiającego protokołu częściowego z przeprowadzenia każdej z konferencji wraz z listą osób biorących udział; 2) opracowania raportu końcowego podsumowującego wykonanie usługi oraz przekazanie go Zamawiającemu po zakończeniu ostatniej konferencji wraz z dokumentacją dotyczącą zwrotu kosztów podroży uczestników. Harmonogram konferencji regionalnych Termin realizacji konferencji Miejsce realizacji konferencji Planowane godziny realizacji konferencji 01.10.2019 Łódź 11:00 - 16:00 02.10.2019 Wrocław 09:00 - 14:00 03.10.2019 Opole 09:00 - 14:00 08.10.2019 Olsztyn 11:00 - 16:00 09.10.2019 Gdańsk 09:00 - 14:00 10.10.2019 Bydgoszcz 09:00 - 14:00 08.10.2019 Kielce 11:00 - 16:00 09.10.2019 Kraków 09:00 - 14:00 10.10.2019 Katowice 09:00 - 14:00 14.10.2019 Poznań 11:00 - 16:00 15.10.2019 Gorzów Wlk. lub Zielona Góra 09:00 - 14:00 16.10.2019 Szczecin 09:00 - 14:00 05.11.2019 Białystok 11:00 - 16:00 06.11.2019 Lublin 09:00 - 14:00 07.11.2019 Rzeszów 09:00 - 14:00 Harmonogram może być zmieniony po uprzedniej akceptacji Zamawiającego.

Część nr: 2 Nazwa: usługa organizacji konferencji podsumowującej projekt w Warszawie
Część 2 zamówienia: Usługa organizacji konferencji podsumowującej w Warszawie obejmuje: Zapewnienie udziału 120 uczestników. Uczestnicy konferencji zostaną zrekrutowani spośród przedstawicieli pracodawców, w szczególności zatrudniających lub zamierzających zatrudnić Osoby Niepełnosprawne z województwa mazowieckiego, z uwzględnieniem podmiotów wskazanych przez przedstawicieli sieci koordynowanych przez CIOP-PIB Regionalnych Ośrodków BHP oraz spośród członków Zespołu Informacyjno-Doradczego, Zespołu Projektowania i Dostosowywania Stanowisk Pracy, pracowników Punktów Kontaktowych dla pracodawców przy regionalnych Oddziałach PFRON a także członków Sieci Ekspertów BHP ds. Osób Niepełnosprawnych. Rekrutacja uczestników zostanie przeprowadzona z zachowaniem zasad równego traktowania kobiet i mężczyzn, niedyskryminacji i dostępu dla osób niepełnosprawnych. Wynajem sali konferencyjnej w Warszawie dla 140 osób (uczestników i prelegentów na konferencji oraz przedstawicieli partnerów projektu) po akceptacji propozycji przez Zamawiającego (oferta sali do akceptacji Zamawiającego do 20.09.2019 r.). Sala konferencyjna powinna być położona w bliskiej odległości od Dworca Centralnego (do 4 km). Sala konferencyjna powinna być wyposażona w nagłośnienie, rzutnik, ekran, sprzęt komputerowy i mikrofony. Sala musi być dostępna dla osób z niepełnosprawnościami, w szczególności z niepełnosprawnością ruchu. Wymagania: Przed wejściem do Sali konferencyjnej Wykonawca zapewni miejsce na rozmieszczenie stoisk partnerów projektu; Dostępność obiektu dla osób z niepełnosprawnościami; Dostępność zaplecza sanitarnego dla osób z niepełnosprawnościami; Liczba uczestników – 120 uczestników oraz prelegenci/przedstawiciele partnerów projektu (20 osób); Układ krzeseł – teatralny; Stół i krzesła dla prelegentów; Nagłośnienie, mikrofony, projektor oraz ekran, tablice flipchart, możliwość zaciemnienia sali, bezprzewodowy dostęp do Internetu, Miejsce organizacji konferencji nie może deprecjonować wydarzenia ani jego organizatorów Planowane godziny wydarzenia: 10:30-16:30 (wydarzenie jednodniowe); Termin organizacji konferencji: 20.11.2019 r.; Obsługa techniczna konferencji w zakresie nagłośnienia i innego niezbędnego sprzętu. Wykonawca zapewni: obsługę fotograficzną konferencji (min. 150 zdjęć z obróbką) wraz z dostarczeniem zdjęć Zamawiającemu w ciągu maksymalnie 2 dni roboczych po zakończeniu konferencji (z wykorzystaniem platform do transferu plików, udostępnienie na serwerze do pobrania lub na nośniku do siedziby Zamawiającego); recepcję konferencji obejmującą rejestrację uczestników, przygotowanie i przekazanie identyfikatorów, przygotowanie pakietów konferencyjnych dla uczestników (materiały merytoryczne i promocyjne dostarcza Zamawiający); catering dla 140 os. (uczestników i prelegentów na konferencji oraz przedstawicieli Partnerów projektu) obejmujący lunch oraz dwie przerwy kawowe. Oferta menu do akceptacji Zamawiającego do 7.10.2019 r. Wymagania dotyczące cateringu: Przerwa kawowa obejmuje: • Kawa – zapewnienie gorącej wody, kawy rozpuszczalnej lub sypanej lub kawy z ekspresu oraz dodatki (cukier, mleko do kawy); • Herbata – zapewnienie gorącej wody oraz zestawu herbat czarnych i owocowych (co najmniej 2 rodzaje herbaty na porcję), dodatki (cukier, cytryna); • Kruche ciastka (co najmniej 3 rodzaje, minimalna waga 100 gram na osobę) lub słone przekąski typu paluszki; • Dekoracyjne kanapki bankietowe (minimum 4 sztuki na osobę); • Woda – woda mineralna niegazowana i gazowana (łącznie co najmniej 500 ml na porcję); • Soki – minimum dwa rodzaje soków 100% (łącznie, co najmniej 300 ml na porcję). Zamawiający preferuje by soki i woda podawane były w szklanych dzbankach. Lunch w formie bufetu szwedzkiego obejmujący: • Zupa – jeden rodzaj co najmniej 250 ml na porcję; • Drugie danie – minimum 2 rodzaje, w tym jedno wegetariańskie; • Napoje – zimne soki 100%, woda, w dzbankach szklanych, co najmniej 300 ml na porcję. Menu cateringu podlega akceptacji Zamawiającego. Posiłki winny być przygotowywane z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych. Posiłki nie mogą być wykonywane z produktów typu instant. Posiłki w momencie ich podawania powinny posiadać estetyczny wygląd. Wykonawca powinien zapewnić osobę (obsługę kelnerską) do przygotowania przerwy kawowej, zapewnienia higieny i estetycznego wyglądu przerwy kawowej. Temperatura obiadu powinna mieścić się w granicach 60-75 stopni Celsjusza. Zamawiający wymaga od Wykonawcy zapewnienia czystej i nieuszkodzonej zastawy stołowej ceramicznej, sztućców metalowych, szklanek, filiżanek. Wykonawca jest zobowiązany do realizacji przedmiotu zamówienia ze szczególną starannością, zgodnie z obowiązującym przepisami sanitarnymi i bhp, w tym utrzymania odpowiednich wymogów sanitarnych w miejscu przygotowywania potraw oraz do zapewnienia środka transportu służącego do przewozu potraw. Wszystkie osoby uczestniczące w przygotowywaniu potraw winny posiadać aktualne badania do celów sanitarno- epidemiologicznych. Wykonawca zobowiązany jest do zebrania i dostarczenia Zamawiającemu wypełnionych przez uczestników konferencji ankiet satysfakcji oraz oświadczenia RODO (zgodnie z przekazanymi przez Zamawiającego wzorami). Wykonawca zobowiązany jest do opracowania raportu końcowego podsumowującego wykonanie usługi oraz przekazanie go Zamawiającemu.