Zlecenie 7500158 - Wykonanie dostawy/usługi/roboty budowlanej*, której...

ej uporządkowanie
i zewidencjonowanie ok. 16 metrów bieżących nieuporządkowanych materiałów archiwalnych (kat. A) znajdujących się na stanie Wydziału Geodezji, Katastru
i Nieruchomości w Starostwie Powiatowym w Białymstoku w formie papierowej
i elektronicznej zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 roku w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
i brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego
i notatki historycznej. Wykonawca będzie zobowiązany do archiwizacji dokumentacji
w pudłach archiwizacyjnych.
Niezbędne do przeprowadzenia usługi materiały tj. teczki oraz pudła bezkwasowe zapewni Zamawiający.
Usługa zostanie wykonana w siedzibie Wykonawcy.
2) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
-Ustalenie przynależności zespołowej i przyporządkowanie materiałów archiwalnych do zespołu (zbioru) archiwalnego,
-Uporządkowanie materiałów archiwalnych (kat. A) poprzez:
a) ułożenie dokumentacji wewnątrz teczki aktowej w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw-chronologicznie, począwszy od najwcześniejszego pisma wszczynającego sprawę,
b) usunięcie z dokumentacji części metalowych i plastikowych (np. spinaczy, zszywek, koszulek),
c) umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej o grubości nieprzekraczającej 5 cm:
• w przypadku teczki aktowej o grubości przekraczającej 5 cm, teczkę należy podzielić na tomy, w każdym tomie należy umieścić pełne sprawy bez rozdzielania,
• w przypadku, gdy niemożliwe jest podzielenie teczki aktowej na tomy, dokumentację należy umieścić w teczce wiązanej z tektury bezkwasowej o grubości dostosowanej do grubości akt,
d) umieszczenie spisu spraw w teczkach aktowych na ich początku
• w przypadku podziału teczki na tomy, umieszczenie oryginału spisu spraw w tomie I,
e) przesznurowanie dokumentacji taśmą bawełnianą,
f) ponumerowanie wszystkich zapisanych stron (z wyłączeniem zupełnie czystych stron) materiałów archiwalnych, zwykłym miękkim ołówkiem, poprzez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu,
g) wskazanie liczby wszystkich stron w danej teczce, na wewnętrznej części tylnej okładki teczki w formie zapisu: Niniejsza teczka zawiera … stron kolejno ponumerowanych,
[miejscowość, data i podpis pracownika wydziału],
h) czytelne opisanie teczek aktowych według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do umowy,
i) umieszczenie opisanych teczek aktowych w bezkwasowych pudłach archiwizacyjnych,
j) opisanie pudeł archiwizacyjnych ołówkiem, poprzez umieszczenie na grzbiecie każdego pudła następujących elementów opisu:
• nazwa zespołu archiwalnego,
• sygnatur jednostek archiwalnych umieszczonych wewnątrz,
k) sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych według Załącznika nr 3 do umowy:
l) poddanie zabiegom konserwatorskim w przypadku uszkodzenia mechanicznego, biologicznego lub chemicznego materiałów archiwalnych.