Przetarg 10375709 - Usługa sprawowania funkcji Zewnętrznego Koordynatora...

Zewnętrznego Koordynatora Projektu, odpowiedzialnego za komunikację w Projekcie (communication manager) oraz funkcji Zewnętrznego Koordynatora Finansowego odpowiedzialnego za rozliczanie finansowania (financial coordinator) w ramach Projektu „Baltic Sea Munition Remediation Roadmap” (MUNIMAP), współfinansowanego ze środków Programu INTERREG Morza Bałtyckiego 2021-2027, realizowanego w latach 2024-2027, jako usługi świadczonej dla Partnera Wiodącego Projektu, tj. dla Zamawiającego - Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk w Sopocie, ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot (nr postępowania IO/ZP/4/2024).2. Kod CPV: 79421000-1 (Usługi zarządzania projektem, inne niż w zakresie robót budowlanych), 79211000-6 (Usługi księgowe), 79416000-3 (Usługi public relations), 79416100-4 (Usługi zarządzania public relations). 3. Zamówienie jest finansowane w ramach projektu „Baltic Sea Munition Remediation Roadmap” (MUNIMAP) współfinansowanego ze środków Programu INTERREG Morza Bałtyckiego 2021-2027 (zwanego w dalszej części „Projektem”). 4. Wykonawca wyznaczy do realizacji zamówienia 2 osoby, w tym:1) 1 osobę wykonującą zadania Zewnętrznego Koordynatora Projektu oraz 2) 1 osobę wykonującą zadania Zewnętrznego Koordynatora Finansowego.5. Szczegółowy zakres obowiązków Zewnętrznego Koordynatora Projektu:1) reprezentowanie Partnera Wiodącego i Konsorcjum Projektu,2) bieżący kontakt z Sekretariatem Programu Morza Bałtyckiego 2021-2027 w Rostoku za pomocą systemu online „BAMOS”,3) pośredniczenie w komunikacji pomiędzy Partnerami a Sekretariatem oraz Partnerem Wiodącym,4) udział w spotkaniach Komitetu Sterującego Projektem, 5) pomoc w organizowaniu spotkań roboczych i konferencji Projektu,6) prowadzenie warsztatów dotyczących komunikacji i PR na każdym spotkaniu Projektu,7) pomoc w sporządzeniu Umowy Partnerskiej wraz z załącznikami oraz jej aneksów, doprowadzenie do ich podpisania przez wszystkich Partnerów oraz nadzór merytoryczny nad jej przestrzeganiem, oraz inicjowanie ewentualnych modyfikacji Umowy Partnerskiej pod względem wymagań formalnych Programu,8) monitorowanie zgodności wyników Projektu (project outputs and deliveries) z wymaganiami Programu,9) pilnowanie osiągnięcia wyników Projektu, zarządzanie ich zmianami,10) monitorowanie realizacji harmonogramu pracy Projektu, jeżeli to konieczne, inicjowanie zmian,11) sporządzanie części merytorycznej sześciu okresowych sprawozdań Projektu w systemie „BAMOS”,12) sporządzenie Strategii Komunikacyjnej Projektu zawierającej cele komunikacyjne i harmonogram ich wykonania dla każdego pakietu roboczego,13) nadzorowanie realizacji celów Strategii Komunikacyjnej Projektu: a) u wewnętrznych adresatów Projektu, tj. Konsorcjum (Partnerów oraz organizacji zrzeszonych Projektu) poprzez: wyznaczenie zadań poszczególnym Partnerom i ich roli w realizacji strategii, zapewnienie dobrego przepływu informacji za pomocą środków komunikacji pośredniej (telefon, poczta elektroniczna, konferencje online itd.), przestrzeganie wymogów formalnych Programu dot. użytkowania logotypów i sloganów UE, podejmowanie działań na rzecz utożsamiania się Partnerów z celami Projektu, podejmowanie działań na rzecz zwiększenia świadomości wszystkich Partnerów Projektu o wspólnej odpowiedzialności za sukces Projektu,b) u zewnętrznych adresatów Projektu, tj. grup docelowych Projektu, poprzez: sporządzanie materiałów dla mediów, tj. pisanie artykułów do prasy krajowej i wydawnictw międzynarodowych, za autoryzacją Partnera Wiodącego, rozpowszechnianie wyników Projektu wśród zidentyfikowanych grup docelowych,14) opracowywanie treści i formy materiałów informacyjnych Projektu, tj. jak wpisy w mediach społecznościowych, newslettery, broszury, plakaty, banery itp. (koszty publikacji, druku i tłumaczenia w zależności od potrzeb pokrywane są przez Zamawiającego lub innych Partnerów),15) utworzenie strony internetowej projektu MUNIMAP w katalogu projektów Interreg Region Morza Bałtyckiego 2021-2027 (https://interreg-baltic.eu/projects/), wraz z bieżącą aktualizacją jej treści,16) prowadzenie korespondencji w języku angielskim, jako obligatoryjnym w Projekcie. 6. Szczegółowy zakres obowiązków Zewnętrznego Koordynatora Finansowego:1) bliska współpraca z osobami odpowiedzialnymi za administrację i rozliczanie projektu wyznaczonymi przezPartnera Wiodącego oraz pozostałych Partnerów, 2) doradzanie i instruowanie Partnerów w przestrzeganiu zasad programu Interreg w zakresie finansowym, księgowym oraz sposobu wydatkowania środków, 3) informowanie i doradzanie Partnerom w wyborze Kontrolera Pierwszego Stopnia,4) doradztwo kwalifikowalności kosztów oraz procedur zgodnie z zasadami Programu, ze szczególnym uwzględnieniem zasad dla Partnerów norweskich,5) monitorowanie wydatków Partnerów i zgłaszanie do Sekretariatu Programu ewentualnych odchyleń,6) sporządzanie części finansowej sześciu okresowych sprawozdań z postępu całego Projektu:a) wsparcie Partnerów w wypełnianiu formularzy zgodnych z wytycznymi programu,b) wstępna ocena kwalifikowalności kosztów zgodnie z zasadami Programu (pre-check),c) monitorowanie procesu certyfikacji w zakresie terminowości i zgodności formalno-administracyjnej, rozwiązywanie bieżących problemów, jeżeli to konieczne – kontakt z kontrolerami Partnerów,d) kontrola i rozwiązywanie problemów z dokumentami (trouble-shooting) które Partnerzy umieszczają w systemie „BAMOS”,e) współpraca z Kontrolerem II Stopnia w zakresie certyfikacji sprawozdań z postępów Projektu,f) składanie wspólnych sprawozdań z postępów Projektu w wyznaczonym terminie w systemie „BAMOS”,g) udzielanie w wyznaczonym przez Sekretariat Programu terminie, odpowiedzi na zamieszczane w systemie „BAMOS” klaryfikacje do raportu,7) prezentowanie podczas spotkań konsorcjum bieżącej sytuacji finansowej oraz omawianie kwestii finansowych najbardziej istotnych dla danej fazy cyklu Projektu.7. Wymagania dotyczące wykonywania usługi przez Wykonawcę:1) Wykonawca zobowiązany jest znać zasady Programu INTERREG Morza Bałtyckiego 2021-2027;2) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić udział co najmniej 1 osoby w oficjalnych spotkaniach Projektu oraz w warsztatach dla grup docelowych Projektu odbywających się na spotkaniach Projektu oraz realizowanych na terenie państw macierzystych Partnerów Projektu, tj. Polska, Niemcy, Litwa, Łotwa, Estonia, Norwegia, Dania i Szwecja lub spotkaniach hybrydowych; 3) Wykonawca zobowiązany jest uczestniczyć w spotkaniach z Zamawiającym odbywających się w jego siedzibie, w każdym przypadku, jeżeli zaistnieje taka potrzeba związana z realizacją Projektu; 4) w przypadku kontroli w trakcie i po zakończeniu Projektu, Wykonawca zobowiązany jest udzielać Zamawiającemu wszelkich informacji potrzebnych do przygotowania wyjaśnień oraz uczestniczyć w sporządzeniu tych wyjaśnień, w terminach wskazanych przez Zamawiającego.8. Wykonawca zobowiązany będzie przenieść na Zamawiającego całość autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych, razem z wyłącznym prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, do nieograniczonego w czasie korzystania i rozporządzania opracowaniami powstałymi w wyniku realizacji zamówienia w kraju i za granicą.

IO/ZP/4/2024