Zlecenie 6841004 - ZAPYTANIE OFERTOWE nr 003/06/2019/KGOIR /...

alezji i Japonii dla firm Zamawiającego w dniach 30 czerwca 2019 do 7 lipca 2019

W związku z realizacją działań wynikających z umowy o dofinansowanie nr POIR.02.03.03-26-0001/16 pn. „Umiędzynarodowienie Klastra Gospodarki Odpadowej i Recyklingu poprzez partnerów Klastra i wprowadzenie na rynki zagraniczne nowych ekoproduktów” realizowanego w ramach Działania 2.3. „Proinnowacyjne usługi dla przedsiębiorstw” Poddziałania 2.3.3 Umiędzynarodowienie Krajowych Klastrów Kluczowych Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego spółka pn. Centrum Kooperacji Recyklingu- not for profit system sp. z o.o. – Koordynator Klastra Gospodarki Odpadowej i Recyklingu, Krajowego Klastra Kluczowego zgodnie z zasadą konkurencyjności zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na zakup usługi związanej z kompleksową organizacją wyjazdowej misji gospodarczej do Malezji i Japonii dla firm Zamawiającego w dniach 30 czerwca 2019 do 7 lipca 2019 r

MIEJSCE DOCELOWE:
Państwo: Malezja, Japonia
Miasta:
1. Malezja (Kuala Lumpur, Klang, Port Klang),
2. Japonia (Tokio, Takamatsu)

TRYB ZAMÓWIENIA
1. Niniejsze Zamówienie będzie udzielane w trybie postępowania ofertowego (zasada konkurencyjności powyżej 50 tys. złotych zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 )
2. Niniejsze zapytanie ofertowe nie podlega przepisom Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.).
3. Niniejsze zapytanie ofertowe zostaje przeprowadzone zgodnie z zachowaniem zasadą konkurencyjności.
4. Zamawiający dołoży wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności.
5. Wszyscy Wykonawcy mają taki sam dostęp do informacji dotyczących niniejszego zamówienia i żaden Wykonawca nie jest uprzywilejowany względem drugiego, a postępowanie przeprowadzone jest w sposób transparentny.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie
OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Malezji i Japonii dla firm Zamawiającego w dniach 30 czerwca 2019 do 7 lipca 2019
2. Rodzaj zamówienia: usługi.
3. Termin realizacji usługi: 30 czerwca 2019 do 7 lipca 2019
a) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu realizacji przedmiotu zamówienia. Nowe terminy będą ustalane w konsultacji z wyłonionym Wykonawcą.
4. Kompleksowość rozumiana jest jako zabezpieczenie przez Wykonawcę wszystkich aspektów związanych z udziałem Zamawiającego w ww. imprezie. W związku z czym obowiązkiem Wykonawcy jest uwzględnienie wszystkich pojawiających się w tego typu zamówieniach kosztów możliwych do przewidzenia przez podmioty gospodarczo zajmujące się organizacją usług o charakterze tożsamym lub zbliżonym do przedmiotu zamówienia, w szczególności koszty o charakterze dodatkowych opłat, itp., Cel zamówienia Celem zamówienia jest zakup usługi związanej z kompleksową organizacją wyjazdowej misji gospodarczej do Malezji i Japonii dla firm Zamawiającego w dniach 30 czerwca 2019 do 7 lipca 2019 r w celu nawiązania kontaktów biznesowych, wymiany doświadczeń, prezentacji i promocji oferty produktów, rozwój dotychczasowej współpracy, próba nawiązania współpracy z nowymi podmiotami, nawiązanie współpracy handlowej oraz w obszarze transferu wiedzy z jednoczesnym budowaniem wizerunku Klastra Gospodarki Odpadowej i Recyklingu (Zamawiającego) w ramach realizacji projektu pn. „Umiędzynarodowienie Klastra Gospodarki Odpadowej i Recyklingu poprzez partnerów Klastra i wprowadzenie na rynki zagraniczne nowych ekoproduktów” w ramach Działania 2.3. Proinnowacyjne usługi dla przedsiębiorstw Poddziałania 2.3.3 Umiędzynarodowienie Krajowych Klastrów Kluczowych, Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Przedmiot zamówienia Przedmiot zamówienia obejmuje zakup usług kompleksowej organizacji wyjazdowej misji gospodarczej do Malezji i Japonii dla firm Zamawiającego w dniach 30 czerwca 2019 do 7 lipca 2019 r.

W skład usługi wchodzą następujące elementy:
1. Zapewnienie transportu osób, bagaży i materiałów promocyjnych dla 3 osób
1.1 rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla 3 osób z możliwością zmiany terminów przelotów oraz danych uczestników misji, na trasie :
a) Wylot na misję w dniu 30.06.2019 :
A. lotnisko wylotu Warszawa Lotnisko Chopina lub Port lotniczy Berlin-Schönefeld/ Port lotniczy Berlin-Tegel im. Otto
Lilienthala – Lotnisko Kuala Lumpur Intl Airport (KUL)z 1 przesiadką we Frankfurcie nad Menem
b) Przelot z Malezji do Japonii w dniu 03.07.2019 r. :
A. Wylot Lotnisko Kuala Lumpur Intl Airport (KUL)- przylot do Japonii, Port lotniczy Takamatsu
c) Przelot z Takamatsu do Tokio w dniu 6.07.2019 r.,
A. Wylot Port lotniczy Takamatsu przylot Lotnisko Tokio Narita (NRT) / Lotnisko Tokio Haneda (HND)
d) Powrót z misji w dniu 07.07.2019 r.
A. wylot z Tokio Lotnisko Tokio Narita (NRT) / Lotnisko Tokio Haneda (HND) do Warszawy Lotnisko Chopina lub Port
lotniczy Berlin-Schönefeld/ Port lotniczy Berlin-Tegel im. Otto Lilienthala
2. Zapewnienie transportu (transferów) z siedziby firmy na lotnisko wylotu, z lotniska przylotu (kończącego misję) do siedziby firmy, podczas całego czasu trwania misji przejazdy uczestników misji lotnisko -hotel – lotnisko oraz w miejscach docelowych na organizowane spotkania
a) siedziba firmy -lotnisko wylotu (Warszawa lub Berlin)
b) lotnisko przylotu (Warszawa lub Berlin)- siedziba firmy
c) lotnisko Kuala Lumpur –hotel - lotnisko Kuala Lumpur
d) Port Lotniczy Takamatsu – hotel- Port Lotniczy Takamatsu
e) Port Lotniczy Tokio – hotel - Port Lotniczy Tokio
f) transfery w miejscach (miastach) docelowych misji hotel -miejsca spotkań z kontrahentami
3. Zapewnienie noclegów dla 3 osób w terminie w dniach 30.06/01.07– 07.07.2019 r.
3.1 Malezja , Kuala Lumpur
3.2 Japonia , Takamatsu,
3.3 Japonia , Tokio
4. Zorganizowanie 2 wizyt studyjnych z potencjalnymi partnerami biznesowymi w Malezji i Japonii m.in. w
celu poznania specyfiki funkcjonowania podmiotów lokalnych, nawiązanie współpracy , wymiany doświadczeń z partnerami
a) organizacja co najmniej 2 wizyt w co najmniej 2 zakładach/fabrykach podmiotach lokalnych które dobranych adekwatnie do profilu działalności Zamawiającego i adekwatnie do zaplanowanych w ramach realizowanego projektu działań
A. Malezja (Kuala Lumpur, Klang, Port Klang) - zwiedzanie fabryk i spotkania z kontrahentami.
B. Japonia (Tokio, Takamatsu) - zwiedzanie fabryk i spotkania z kontrahentami.
5. Nadzór techniczny i logistyczny nad wyjazdem 6. Zakup ubezpieczenia pobytowego dla wszystkich uczestników misji
6. Zakup ubezpieczenia pobytowego dla wszystkich uczestników
7. Wizy - Pomoc w wypełnieniu dokumentacji wizowej, organizacja wszelkich prawno-formalnych dokumentacji związanych z uzyskaniem wizy i związanych z tym czynności, opłata wizowa (jeśli dotyczy), koordynacja działań związanych z uzyskaniem przez uczestników misji ważnej wizy uprawniającej do wjazdu na teren misji (jeśli dotyczy).
8. Opracowanie we współpracy z Zamawiającym, przygotowanie i zebranie od uczestników ankiet dotyczących oceny organizacji wydarzenia oraz Wykonawcy
9. Przygotowanie i przedstawienie Zamawiającemu w formie pisemnej raportu z realizacji usługi w tym dokumentacji zdjęciowej
Szczegóły dot. przedmiotu zamówienia ujęte zostały w załączniku: zapytanie ofertowe